Pourquoi créer ce budget ?
Vous publiez une offre sur Welcome to the Jungle, vous mandatez un cabinet, vous commandez un PC portable pour le nouveau venu. Chaque dépense est traitée au fil de l'eau, sans vue d'ensemble. Le recrutement avance, mais personne ne sait combien il coûte vraiment.
Le problème : les frais de recrutement se répartissent sur plusieurs postes. Jobboards ici, prestataires là, matériel ailleurs. Sans catégorie dédiée, le coût réel d'une embauche reste flou. Vous prenez des décisions d'effectif sans connaître leur impact financier complet.
Les conséquences sont concrètes. Un recrutement raté coûte entre 30 000 et 60 000 € selon le profil. Un onboarding bâclé multiplie les départs en période d'essai. À chaque départ, vous recommencez : et vous payez deux fois.
Avec un budget recrutement structuré, vous connaissez le coût moyen d'une embauche par poste. Vous arbitrez entre canaux (cabinet, cooptation, jobboard). Vous prévoyez les dépenses d'intégration avant l'arrivée du collaborateur. Ce budget devient un outil de pilotage RH autant que financier.
Comment construire ce budget ?
Calculer le coût complet d'une embauche
Ne vous limitez pas aux honoraires du cabinet. Intégrez la diffusion, le temps passé en entretien, le matériel, la formation initiale. Ce coût complet est le vrai indicateur pour décider d'internaliser ou d'externaliser.
Distinguer recrutement et onboarding dans vos sous-tags
Séparez les dépenses de recherche (avant la signature) des dépenses d'intégration (après la signature). Vous verrez où se concentre l'investissement et où optimiser. Si vous passez au scénario Passer de 5 à 15 collaborateurs, cette distinction devient indispensable.
Anticiper le matériel avant l'arrivée
Commandez le poste de travail et les licences 2 à 3 semaines avant le jour J. Un collaborateur qui arrive sans ordinateur le premier jour, c'est un signal négatif et du temps perdu. Intégrez ces dépenses dans le budget dès la confirmation du recrutement.
Provisionner les périodes d'essai non concluantes
Un départ en période d'essai relance le processus complet. Prévoyez dans votre enveloppe annuelle un à deux recrutements supplémentaires par rapport au plan. Si vous préparez votre premier recrutement, le scénario Recruter son premier salarié détaille cette approche.
Ce que contient ce budget
Diffusion d'offres et sourcing
Les dépenses liées à la visibilité de vos offres d'emploi et à la recherche active de candidats. Ce poste varie fortement selon votre marque employeur et la tension du marché sur vos métiers.
Exemples :
- Welcome to the Jungle (300–600 € par offre)
- Indeed sponsorisé (150–500 € par offre)
- LinkedIn Jobs (200–800 € par offre)
- HelloWork, APEC, Pôle emploi, Talent.io, etc.
Fréquence : ponctuel, à chaque ouverture de poste.
Cabinets de recrutement et chasse
L'externalisation partielle ou totale du recrutement. Utile pour les profils pénuriques ou les postes stratégiques où vous manquez de réseau.
Exemples :
- Cabinet de recrutement classique (15–25 % du salaire brut annuel)
- Chasseur de tête / approche directe (20–30 % du salaire brut annuel)
- RPO (Recruitment Process Outsourcing) (1 500–4 000 € par mois)
Fréquence : ponctuel, lié à chaque mission confiée.
Outils RH et ATS
Les logiciels qui structurent votre processus de recrutement : suivi des candidatures, planification des entretiens, évaluation.
Exemples :
- Flatchr (100–300 € par mois)
- Teamtailor (200–500 € par mois)
- Recruitee (225–400 € par mois)
- Lever, Workable, SmartRecruiters, Taleez, etc.
Fréquence : mensuel ou annuel.
Tests et évaluation des candidats
Les outils d'évaluation technique, de personnalité ou de compétences utilisés pendant le processus de sélection.
Exemples :
- AssessFirst (50–200 € par mois selon volume)
- CodinGame / CoderPad (100–300 € par mois)
- TestGorilla (50–150 € par mois)
Fréquence : mensuel ou ponctuel selon le volume de recrutement.
Matériel et équipement d'intégration
Tout ce que vous fournissez au nouveau collaborateur pour son premier jour : poste de travail, accès, équipement.
Exemples :
- PC portable (800–2 000 €)
- Écran, clavier, souris, casque (200–600 €)
- Licences logicielles initiales (50–200 € par mois)
- Mobilier de bureau, badge, goodies d'accueil
Fréquence : ponctuel, à chaque arrivée.
Intégration et formation initiale
Les coûts liés aux premières semaines du collaborateur : formations, accompagnement, événements d'accueil.
Exemples :
- Formation métier externe (500–2 000 € par session)
- Parcours d'onboarding interne (temps passé + outils)
- Déjeuner ou événement d'équipe d'accueil (30–80 € par personne)
Fréquence : ponctuel, à chaque intégration.
Comment le mettre en place dans Mandare ?
Créer le budget dans Mandare
Rendez-vous dans l'espace Budgets et créez un budget "Recrutement & onboarding". Définissez une enveloppe mensuelle ou trimestrielle selon votre rythme d'embauche. Un budget trimestriel convient mieux si vous recrutez par vagues.
Configurer les règles de catégorisation
Assignez des règles automatiques par fournisseur : Welcome to the Jungle, Flatchr, LinkedIn, vos cabinets habituels. Chaque transaction sera classée sans intervention manuelle. Utilisez des sous-tags pour distinguer les phases (sourcing, évaluation, équipement, intégration) et alimenter votre compte de résultat analytique.
Activer les alertes
Configurez une alerte à 80 % de consommation du budget. Vous serez prévenu avant de dépasser l'enveloppe. Sur un poste aussi variable que le recrutement, cette alerte évite les mauvaises surprises en fin de trimestre.
Suivre le coût par recrutement
Utilisez le tableau de bord budget vs réel pour rapprocher vos dépenses réelles de votre prévision. Croisez avec le nombre d'embauches finalisées pour calculer votre coût par recrutement. Ce ratio vous aide à comparer vos canaux et à arbitrer pour les prochains postes.
Toutes les bonnes pratiques
Calculer le coût complet d'une embauche
Ne vous limitez pas aux honoraires du cabinet. Intégrez la diffusion, le temps passé en entretien, le matériel, la formation initiale. Ce coût complet est le vrai indicateur pour décider d'internaliser ou d'externaliser.
Distinguer recrutement et onboarding dans vos sous-tags
Séparez les dépenses de recherche (avant la signature) des dépenses d'intégration (après la signature). Vous verrez où se concentre l'investissement et où optimiser. Si vous passez au scénario Passer de 5 à 15 collaborateurs, cette distinction devient indispensable.
Anticiper le matériel avant l'arrivée
Commandez le poste de travail et les licences 2 à 3 semaines avant le jour J. Un collaborateur qui arrive sans ordinateur le premier jour, c'est un signal négatif et du temps perdu. Intégrez ces dépenses dans le budget dès la confirmation du recrutement.
Provisionner les périodes d'essai non concluantes
Un départ en période d'essai relance le processus complet. Prévoyez dans votre enveloppe annuelle un à deux recrutements supplémentaires par rapport au plan. Si vous préparez votre premier recrutement, le scénario Recruter son premier salarié détaille cette approche.
