Pourquoi créer ce budget ?
Vous travaillez avec un développeur freelance, un graphiste, un comptable externalisé, peut-être une agence SEO. Chaque prestation a son propre rythme de facturation, son propre tarif, son propre périmètre. Et personne ne suit le total.
Le résultat : vos dépenses de sous-traitance sont éclatées partout. Une facture Malt ici, un virement PayPal là, un acompte par carte bancaire ailleurs. Impossible de savoir combien vous dépensez réellement en prestations externes ce mois-ci.
Sans visibilité, vous découvrez les dépassements après coup. Un projet qui devait coûter 2 000 € en finit à 4 500 €. Deux prestataires travaillent sur des périmètres qui se chevauchent. Vous renouvelez un contrat par habitude sans vérifier s'il est encore utile.
Avec un budget sous-traitance structuré, vous voyez chaque mission en cours et son coût. Vous comparez le prévu au réel. Vous décidez en connaissance de cause de renouveler, renégocier ou internaliser. Si vous lancez une nouvelle activité, ce budget fait partie du scénario "Lancer son activité ". Il est tout aussi central dans le scénario "Internaliser un service externalisé", où la bascule commence par un état des lieux précis de ce que vous sous-traitez.
Comment construire ce budget ?
Distinguer récurrent et ponctuel
Séparez vos prestataires permanents (comptable, agence, community manager) de vos missions ponctuelles (refonte site, audit). Le suivi budgétaire est différent : le récurrent se prévoit, le ponctuel se cadre par projet.
Négocier des forfaits plutôt que du temps passé
Un forfait mensuel ou trimestriel vous donne une visibilité directe sur le coût. Le temps passé crée de l'incertitude. Quand c'est possible, proposez un périmètre fixe pour un montant fixe.
Réévaluer vos prestataires chaque trimestre
Tous les 3 mois, passez en revue vos sous-traitants actifs :
- La mission est-elle toujours nécessaire ?
- Le rapport qualité-prix est-il bon ?
- Faut-il internaliser cette compétence ?
Le scénario "Internaliser un service externalisé" détaille la méthode pour faire cette bascule.
Centraliser toutes les factures au même endroit
Ne laissez pas les factures de freelances dans vos emails. Importez-les dans Mandare dès réception. Vous retrouverez le détail de chaque prestation au moment de l'analyse budgétaire.
Ce que contient ce budget
Développement & technique
Les missions de développement web, mobile ou logiciel confiées à des freelances ou à des agences techniques. Corrections de bugs, nouvelles fonctionnalités, maintenance applicative.
Exemples :
- Développeur freelance via Malt (300–600 € par jour)
- Agence de développement web (2 000–10 000 € par projet)
- DevOps / admin système freelance (400–700 € par jour)
- Comet, Crème de la Crème, Le Hibou, etc.
Fréquence : mensuel ou ponctuel selon les projets.
Design & création graphique
Les prestations visuelles : identité de marque, supports marketing, UX/UI, illustrations, vidéos courtes.
Exemples :
- Graphiste freelance via Malt (200–800 € par livrable)
- Studio de design / branding (1 500–5 000 € par projet)
- Motion designer freelance (400–800 € par jour)
- 99designs, Graphiste.com, etc.
Fréquence : ponctuel ou mensuel si contrat récurrent.
Rédaction & contenu
La production de contenus écrits ou audiovisuels : articles de blog, newsletters, scripts vidéo, traductions, livres blancs.
Exemples :
- Rédacteur freelance (0,10–0,30 € par mot ou 300–600 € par article)
- Community manager externalisé (500–1 500 € par mois)
- Traducteur professionnel via TextMaster ou ProZ (0,08–0,15 € par mot)
- Copywriter, ghostwriter, etc.
Fréquence : mensuel.
Comptabilité & juridique externalisés
Les missions récurrentes ou ponctuelles confiées à des experts-comptables, avocats ou juristes externes.
Exemples :
- Cabinet comptable (150–500 € par mois selon la taille)
- Avocat d'affaires (200–400 € de l'heure)
- Juriste freelance pour CGV, contrats, RGPD (500–2 000 € par mission)
- Legalstart, Captain Contrat, etc.
Fréquence : mensuel pour la compta, ponctuel pour le juridique.
Marketing & acquisition externalisés
Les prestations liées à la génération de leads, au SEO, à la publicité en ligne ou aux relations presse, déléguées à des agences ou freelances.
Exemples :
- Consultant SEO freelance (500–2 000 € par mois)
- Agence Google Ads / Meta Ads (1 000–5 000 € par mois hors budget média)
- Attaché de presse freelance (1 000–3 000 € par mois)
- Growth hacker via Malt ou Growth Tribe
Fréquence : mensuel.
Conseil & accompagnement stratégique
Les missions de conseil ponctuel : coaching business, audit organisationnel, accompagnement à la levée de fonds, conseil en stratégie.
Exemples :
- Consultant en stratégie freelance (600–1 200 € par jour)
- Coach business / mentor (100–300 € par session)
- Consultant RH externalisé (500–1 500 € par mission)
- Advisors, board advisors rémunérés en prestation
Fréquence : ponctuel.
Comment le mettre en place dans Mandare ?
Créer le budget dans Mandare
Ouvrez un nouveau budget intitulé "Sous-traitance & freelances". Définissez l'enveloppe mensuelle ou trimestrielle selon votre rythme de facturation. Si vos missions sont très différentes (tech, design, marketing), créez des sous-tags pour suivre chaque pôle séparément dans votre compte de résultat analytique.
Configurer la catégorisation automatique
Créez une règle par fournisseur récurrent. Chaque virement vers votre développeur Malt, votre cabinet comptable ou votre agence SEO sera automatiquement affecté au bon budget. Ajoutez un tag par type de prestation (développement, design, contenu, conseil) pour analyser la répartition.
Mettre en place les alertes
Configurez une alerte à 80 % de l'enveloppe mensuelle. Vous serez prévenu avant le dépassement. Pour les missions ponctuelles à montant élevé, ajoutez une alerte spécifique par projet ou par fournisseur.
Suivre les écarts chaque mois
Consultez le tableau de bord budget vs réel dans Mandare. Identifiez les prestataires dont les factures dépassent le prévu. Comparez mois par mois pour repérer les tendances : un poste qui grossit régulièrement mérite un arbitrage.
Toutes les bonnes pratiques
Distinguer récurrent et ponctuel
Séparez vos prestataires permanents (comptable, agence, community manager) de vos missions ponctuelles (refonte site, audit). Le suivi budgétaire est différent : le récurrent se prévoit, le ponctuel se cadre par projet.
Négocier des forfaits plutôt que du temps passé
Un forfait mensuel ou trimestriel vous donne une visibilité directe sur le coût. Le temps passé crée de l'incertitude. Quand c'est possible, proposez un périmètre fixe pour un montant fixe.
Réévaluer vos prestataires chaque trimestre
Tous les 3 mois, passez en revue vos sous-traitants actifs :
- La mission est-elle toujours nécessaire ?
- Le rapport qualité-prix est-il bon ?
- Faut-il internaliser cette compétence ?
Le scénario "Internaliser un service externalisé" détaille la méthode pour faire cette bascule.
Centraliser toutes les factures au même endroit
Ne laissez pas les factures de freelances dans vos emails. Importez-les dans Mandare dès réception. Vous retrouverez le détail de chaque prestation au moment de l'analyse budgétaire.
