Pourquoi créer ce budget ?
Votre entreprise grandit. Les projets qui mobilisent plusieurs équipes se multiplient : refonte du site, migration d'outil, lancement d'une offre, déménagement. Chaque projet génère des dépenses dispersées entre les pôles. Personne ne consolide le total.
Le résultat : chaque responsable engage des frais sur son propre budget. Le prestataire design est payé par le marketing, l'intégrateur par la tech, les goodies par les RH. Le coût réel du projet reste invisible. Vous découvrez la facture finale des semaines plus tard.
Sans budget dédié, les arbitrages sont impossibles. Vous ne savez pas si le projet coûte 3 000 € ou 12 000 €. Vous ne pouvez pas comparer le prévisionnel au réel. Les dérapages passent inaperçus jusqu'au bilan trimestriel.
Avec un budget transverse identifié, chaque dépense liée au projet est regroupée au même endroit. Vous suivez l'avancement financier en temps réel. Vous arbitrez entre les projets en connaissance de cause. Si vous cherchez à piloter un budget annuel d'entreprise, ce type de budget devient un levier central pour garder la main sur vos investissements internes.
Comment construire ce budget ?
Isoler chaque projet dans un budget distinct
Ne regroupez pas tous vos projets dans une seule enveloppe. Un budget par projet vous donne une lecture claire du coût réel de chaque initiative. Vous pourrez comparer et prioriser vos investissements futurs.
Désigner un responsable budgétaire par projet
Même informel, un référent qui valide les engagements de dépense évite les achats en doublon. Cette personne suit le budget dans Mandare et alerte si l'enveloppe approche la limite.
Faire un bilan financier à la clôture du projet
À la fin du projet, comparez le budget initial au total réellement dépensé. Documentez les écarts. Ce retour d'expérience améliore vos estimations pour les projets suivants. Mandare conserve l'historique — utilisez-le.
Inclure les coûts internes dans l'estimation
Le temps passé par vos équipes a un coût. Même si vous ne le facturez pas, l'estimer permet de comparer le vrai coût d'un projet internalisé versus externalisé. Le scénario Internaliser un service externalisé traite ce sujet en détail.
Ce que contient ce budget
Prestataires et freelances dédiés au projet
Les interventions externes mobilisées spécifiquement pour un projet transverse : développeurs, designers, consultants, formateurs. Ces dépenses ne relèvent pas du fonctionnement courant, elles sont liées à un livrable précis avec une date de fin.
Exemples :
- Développeur freelance via Malt (350–700 € / jour)
- Designer UI/UX via Crème de la Crème (400–650 € / jour)
- Consultant stratégie via Comatch (800–1 500 € / jour)
- Chef de projet freelance, facilitateur d'atelier, etc.
Fréquence : ponctuel, durée du projet.
Outils et licences temporaires
Certains projets nécessitent des outils spécifiques qui ne font pas partie de la stack habituelle : logiciel de prototypage, outil de migration, licence temporaire pour un audit.
Exemples :
- Figma plan entreprise (45–75 € par éditeur par mois)
- Jira ou Notion plan projet (7–15 € par utilisateur par mois)
- Licence Airtable, Miro, Whimsical, Typeform, etc.
Fréquence : mensuel, limité à la durée du projet.
Frais logistiques et événementiels liés au projet
Déplacements d'équipe, séminaires de lancement, ateliers de co-construction, location de salle. Ces frais sont souvent oubliés dans le chiffrage initial.
Exemples :
- Location salle de réunion via Kactus ou Bird Office (200–600 € / jour)
- Déplacements inter-sites SNCF ou Air France (50–300 € par trajet)
- Traiteur ou pauses projet (15–30 € par personne)
Fréquence : ponctuel, selon les jalons du projet.
Communication et livrables
Production de supports liés au projet : documentation, vidéos de formation, supports de communication interne ou externe, impressions.
Exemples :
- Création vidéo via PlayPlay ou freelance (500–3 000 € par vidéo)
- Impression supports via Printoclock ou Canva Print (100–500 €)
- Rédaction ou traduction via TextMaster (0,06–0,12 € par mot)
Fréquence : ponctuel, en fin de projet ou aux jalons clés.
Imprévus et marge projet
Chaque projet transverse génère des dépenses non anticipées. Prévoir une ligne dédiée évite de rogner sur d'autres budgets ou de repousser des livrables.
Exemples :
- Dépassement prestataire sur un lot imprévu
- Achat de matériel complémentaire
- Extension de licence ou ajout d'utilisateurs temporaires
Fréquence : ponctuel.
Comment le mettre en place dans Mandare ?
Créer un budget par projet actif
Dans Mandare, créez un budget distinct pour chaque projet transverse en cours. Nommez-le clairement : "Projet - Refonte site" ou "Projet - Migration CRM". Un budget par projet permet de comparer les coûts entre initiatives et de prioriser les investissements.
Taguer chaque dépense au bon projet
Utilisez les tags Mandare pour rattacher chaque transaction au projet concerné, même si le fournisseur intervient aussi sur d'autres postes. Configurez des règles de catégorisation automatique par fournisseur récurrent. Ajoutez des sous-tags pour distinguer les phases du projet (cadrage, production, livraison).
Activer une alerte avant la fin du budget
Activez une alerte dans Mandare quand le budget atteint 80 % de consommation. Vous gardez une marge de manœuvre pour réagir avant le dépassement. Sur un projet de 10 000 €, l'alerte se déclenche à 8 000 € = assez tôt pour arbitrer.
Suivre l'écart budget vs réel chaque semaine
Consultez le tableau de bord Mandare une fois par semaine pendant la durée du projet. Comparez le budget prévu au réel consommé. Identifiez les lignes qui dérivent et ajustez avant que l'écart ne se creuse.
Toutes les bonnes pratiques
Isoler chaque projet dans un budget distinct
Ne regroupez pas tous vos projets dans une seule enveloppe. Un budget par projet vous donne une lecture claire du coût réel de chaque initiative. Vous pourrez comparer et prioriser vos investissements futurs.
Désigner un responsable budgétaire par projet
Même informel, un référent qui valide les engagements de dépense évite les achats en doublon. Cette personne suit le budget dans Mandare et alerte si l'enveloppe approche la limite.
Faire un bilan financier à la clôture du projet
À la fin du projet, comparez le budget initial au total réellement dépensé. Documentez les écarts. Ce retour d'expérience améliore vos estimations pour les projets suivants. Mandare conserve l'historique — utilisez-le.
Inclure les coûts internes dans l'estimation
Le temps passé par vos équipes a un coût. Même si vous ne le facturez pas, l'estimer permet de comparer le vrai coût d'un projet internalisé versus externalisé. Le scénario Internaliser un service externalisé traite ce sujet en détail.
