Pourquoi créer ce budget ?
Votre entreprise participe à deux salons par an, organise un événement client et sponsorise une conférence sectorielle. Chaque projet mobilise des prestataires différents, des frais de déplacement, du matériel. Mais personne ne consolide ces dépenses au même endroit.
Le coût réel d'un événement dépasse toujours le devis initial. Stand, logistique, goodies, hôtels, restaurants, Uber, impressions de dernière minute : les lignes s'ajoutent. Sans budget dédié, vous découvrez le montant total plusieurs semaines après le salon.
Les conséquences sont concrètes. Vous validez un deuxième salon sans connaître le coût réel du premier. Vous comparez des événements entre eux sans données fiables. Vous ne pouvez pas mesurer le retour sur investissement de chaque participation.
Avec un budget événementiel structuré, chaque salon a son enveloppe. Vous suivez les engagements en temps réel. Vous comparez le coût par événement et arbitrez vos participations futures sur des données réelles. Si vous cherchez à accélérer votre acquisition client, ce budget fait partie du scénario Accélérer son acquisition client.
Comment construire ce budget ?
Budgéter événement par événement
Ne créez pas une seule enveloppe globale sans découpage. Attribuez un sous-budget ou un tag à chaque salon. Vous pourrez mesurer le coût unitaire et comparer la rentabilité de chaque participation.
Comptabiliser tous les coûts périphériques
Le stand n'est que la partie visible. Ajoutez systématiquement les déplacements, hébergements, repas, goodies et temps de préparation. Le budget complémentaire Déplacements professionnels peut vous aider à isoler ces frais.
Décider la participation au salon N+1 avec les données du salon N
Avant de reconfirmer un événement, consultez l'écart budget vs réel dans Mandare. Croisez le coût total avec les leads ou contacts générés. Cela vous évitera de reconduire un salon par habitude.
Réserver et payer en avance pour réduire les coûts
Les tarifs early bird des organisateurs sont souvent 20 à 30 % moins chers. Planifiez vos participations 6 mois à l'avance. Intégrez ces échéances dans votre suivi de trésorerie Mandare.
Mutualiser avec le budget Partenariats & sponsoring
Si vous sponsorisez un événement, les lignes budgétaires se recoupent. Définissez une règle claire : le sponsoring va dans le budget Partenariats & sponsoring, la logistique reste dans Événementiel & salons. Vous évitez les doublons et les zones grises.
Ce que contient ce budget
Location de stand et surface d'exposition
Le premier poste de dépense d'un salon professionnel. Le tarif dépend de la surface, de l'emplacement et de la notoriété de l'événement. Les réservations se font souvent 6 à 12 mois à l'avance.
Exemples :
- Viva Technology — stand (3 000–15 000 € selon la surface)
- Paris Retail Week — espace exposant (2 500–10 000 €)
- BPI Inno Génération — stand partenaire (1 500–5 000 €)
- Web Summit, SaaStr, IFTM Top Resa, etc.
Fréquence : ponctuel (1 à 4 fois par an).
Conception et production du stand
Création graphique, impression, mobilier, éclairage, signalétique. Un stand clé en main coûte plus cher mais évite la gestion multi-prestataires.
Exemples :
- Creaboost (2 000–8 000 € pour un stand sur mesure)
- Exhibit Group (3 000–12 000 €)
- Imprimeries en ligne type Exaprint, Vistaprint (200–1 500 € pour kakémonos, flyers, PLV)
Fréquence : ponctuel, lié à chaque événement.
Goodies et supports marketing
Objets promotionnels distribués sur le stand ou lors de conférences. Le budget varie selon la quantité et la qualité perçue.
Exemples :
- Goodies Factory (500–3 000 € par lot)
- Cadeaux.com (300–2 000 €)
- Stickers, carnets, tote bags, clés USB : budget moyen 500–2 500 € par événement
Fréquence : ponctuel, avant chaque événement.
Déplacements et hébergement événementiels
Transport, hôtels, taxis et repas pour l'équipe présente sur le salon. Ce poste explose quand l'événement est hors ville ou à l'étranger.
Exemples :
- SNCF / Air France (100–500 € par personne aller-retour)
- Hôtels via Navan, B&B Hotels, Accor (80–200 € la nuit)
- Uber, taxis, indemnités repas (30–80 € par jour par personne)
Fréquence : ponctuel, à chaque déplacement événementiel.
Organisation d'événements propres
Petit-déjeuner client, afterwork, workshop, webinaire avec lieu physique. Les coûts incluent le traiteur, la salle, la technique et parfois un intervenant externe.
Exemples :
- Location de salle via Kactus, Bird Office (300–2 000 €)
- Traiteur via Frichti Pro, FoodChéri (15–40 € par personne)
- Matériel technique : micro, vidéo, livestream (200–1 500 €)
Fréquence : ponctuel (1 à 6 fois par an).
Sponsoring et billetterie
Entrées VIP, packs sponsors, places de conférence pour l'équipe ou pour inviter des prospects. Souvent négociés en package avec le stand.
Exemples :
- Tickets conférences (200–1 500 € par personne)
- Packs sponsoring (2 000–10 000 € selon la visibilité)
- Invitations clients / prospects (50–300 € par invitation)
Fréquence : ponctuel, 1 à 4 fois par an.
Comment le mettre en place dans Mandare ?
Créer un budget événementiel global
Dans Mandare, créez un budget dédié "Événementiel & salons". Regroupez-y toutes les dépenses liées aux salons, conférences et événements internes. Assignez une enveloppe annuelle que Mandare lissera automatiquement en suivi mensuel.
Utiliser les tags par événement
Créez un tag par événement (ex : "VivaTech 2025", "Petit-déj clients Q3"). Appliquez-le à chaque transaction liée. Vous pourrez ainsi comparer le coût réel de chaque événement dans le tableau de bord.
Configurer des règles de catégorisation automatique
Paramétrez des règles par fournisseur récurrent : organisateur de salon, imprimeur, traiteur habituel. Les futures transactions seront catégorisées sans intervention manuelle.
Activer les alertes de dépassement
Configurez une alerte à 80 % de l'enveloppe. Vous recevrez un signal avant d'atteindre le plafond. Utilisez le tableau de bord budget vs réel pour ajuster en cours de trimestre.
Toutes les bonnes pratiques
Budgéter événement par événement
Ne créez pas une seule enveloppe globale sans découpage. Attribuez un sous-budget ou un tag à chaque salon. Vous pourrez mesurer le coût unitaire et comparer la rentabilité de chaque participation.
Comptabiliser tous les coûts périphériques
Le stand n'est que la partie visible. Ajoutez systématiquement les déplacements, hébergements, repas, goodies et temps de préparation. Le budget complémentaire Déplacements professionnels peut vous aider à isoler ces frais.
Décider la participation au salon N+1 avec les données du salon N
Avant de reconfirmer un événement, consultez l'écart budget vs réel dans Mandare. Croisez le coût total avec les leads ou contacts générés. Cela vous évitera de reconduire un salon par habitude.
Réserver et payer en avance pour réduire les coûts
Les tarifs early bird des organisateurs sont souvent 20 à 30 % moins chers. Planifiez vos participations 6 mois à l'avance. Intégrez ces échéances dans votre suivi de trésorerie Mandare.
Mutualiser avec le budget Partenariats & sponsoring
Si vous sponsorisez un événement, les lignes budgétaires se recoupent. Définissez une règle claire : le sponsoring va dans le budget Partenariats & sponsoring, la logistique reste dans Événementiel & salons. Vous évitez les doublons et les zones grises.
