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Quand on se lance en freelance ou en indépendant, on pense naturellement à son activité : trouver des clients, organiser son planning, fixer ses tarifs, optimiser sa communication. Mais très vite, une autre dimension s’impose : les obligations comptables. Elles paraissent souvent complexes, voire rébarbatives, mais elles sont indispensables pour rester en règle et piloter correctement ton activité.
La bonne nouvelle, c’est qu’il n’y a rien d'insurmontable. Une fois que tu comprends clairement ce que tu dois faire selon ton statut, la comptabilité devient un outil utile plutôt qu’un casse-tête.
Et si tu veux être accompagné sans te perdre dans la technique, des cabinets spécialisés comme Mandare, qui travaillent avec de nombreux freelances, peuvent t’aider à clarifier et sécuriser ta gestion.
Pourquoi les obligations comptables sont indispensables pour les freelances ?
Que tu sois graphiste, coach, développeur, consultant ou créateur de contenu, tu es soumis à certaines obligations comptables. Elles servent à :
- prouver ton chiffre d’affaires réel
- déterminer ton résultat fiscal
- calculer tes impôts et cotisations sociales
- assurer la transparence de ton activité
- justifier chaque opération en cas de contrôle fiscal
- suivre ta rentabilité et ta trésorerie
Même si la comptabilité n’est pas ton domaine, elle reste un pilier de ton activité.
Tes obligations comptables dépendent de ton statut
Ton niveau d’obligations change selon le cadre choisi :
- Micro-entrepreneur (auto-entrepreneur)
- Entreprise Individuelle au réel (EI – BIC/BNC)
- SASU, EURL, SARL
Plus la structure est complexe, plus la comptabilité demande de formalités.
Les obligations comptables des micro-entrepreneurs
Les micro-entrepreneurs bénéficient d’un régime simplifié, mais restent soumis à plusieurs obligations :
- Livre des recettes
- Registre des achats (pour les revendeurs)
- Factures conformes
- Déclaration du chiffre d’affaires
- TVA si dépassement des seuils
C’est une comptabilité allégée, mais qui exige une organisation régulière.
Les obligations comptables des indépendants en Entreprise Individuelle au réel
Au régime réel, les obligations sont plus développées :
- écritures comptables
- livre-journal
- grand livre
- bilan
- compte de résultat
- annexe (selon régime)
- inventaire annuel
- liasse fiscale
- déclarations de TVA
C’est à ce niveau que beaucoup d’indépendants choisissent de déléguer leur comptabilité, car la technicité augmente nettement.
Les obligations comptables des freelances en société (SASU, EURL, SARL)
Créer une société implique un niveau d’obligation supérieur.
Obligations principales :
- comptabilité d’engagement
- bilan, compte de résultat, annexe légale
- dépôt des comptes au greffe
- registre des décisions
- registre des mouvements de titres (SASU/SAS)
- compte bancaire dédié
- déclarations de TVA
- liasse fiscale
C’est ici que des cabinets comme Mandare, habitués aux obligations des sociétés unipersonnelles (SASU/EURL), interviennent le plus souvent, car la réglementation est plus dense et les risques d’erreurs plus importants.
Les documents comptables indispensables pour tous
Peu importe ton statut, certains documents restent obligatoires :
1. Factures conformes
2. Pièces justificatives
3. Relevés bancaires
4. Contrats, devis, bons de commande
Ces éléments doivent être conservés pendant 10 ans.
La TVA : une obligation comptable majeure pour les freelances
Seuils à connaître :
- Prestations de services : 37 500 € (tolérance 41 250 €)
- Ventes : 85 000 € (tolérance 93 500 €)
Dès que les seuils sont franchis, tu deviens assujetti à la TVA :
tu dois facturer, déclarer et déduire la TVA.
Ce que tu dois faire chaque mois
- classer les justificatifs
- émettre et suivre les factures
- enregistrer les dépenses
- vérifier la trésorerie
- déclarer la TVA si mensuelle
Ce que tu dois faire chaque trimestre
- déclarations (CA micro ou TVA trimestrielle)
- rapprochement bancaire
- suivi des cotisations sociales
- analyse du résultat
Ce que tu dois faire chaque année
Chaque année, ton activité doit être officiellement clôturée sur le plan comptable et fiscal. C’est un moment important, car il permet de présenter une image fidèle de ta situation financière, de calculer ton résultat et d’effectuer les déclarations obligatoires.
Voici ce que tu dois faire.
Établir un bilan
Le bilan est un document qui présente ce que ton entreprise possède (actif) et ce qu’elle doit (passif) à la clôture de l’exercice.
Il doit être :
- équilibré
- structuré
- conforme aux normes comptables
Dans l’actif, on retrouve par exemple : ton matériel, ton ordinateur, ta trésorerie, tes créances clients.
Dans le passif : ton capital, tes dettes, tes charges à payer, tes emprunts.
C’est une photo de ton activité à un instant T.
Pour les sociétés et les indépendants au réel, le bilan est obligatoire.
Produire un compte de résultat
Le compte de résultat analyse ton année. Il fait ressortir :
- ton chiffre d’affaires
- tes charges
- ton résultat (bénéfice ou perte)
Ce document montre si ton activité est rentable.
Il reflète la performance de ton entreprise sur l’année écoulée, et sert de base au calcul de l’impôt.
Préparer l’inventaire
L’inventaire est une étape souvent négligée mais pourtant obligatoire.
Il consiste à :
- vérifier l’existence de tes immobilisations
- recenser les stocks (si applicable)
- identifier les créances non recouvrables
- contrôler les dettes et charges à payer
- ajuster les amortissements
- vérifier les abonnements, assurances, outils à répartir sur l’année
L’objectif est d’obtenir une image fidèle de ta situation avant d’établir les comptes annuels.
Déclarer tes revenus
Chaque année, tu dois déclarer les résultats de ton entreprise à l’administration fiscale :
- Micro-entrepreneur : déclaration du chiffre d’affaires + case micro-BIC ou micro-BNC
- Entreprise Individuelle au réel : déclaration du résultat (BIC/BNC) via la liasse fiscale
- Société (SASU, EURL, SARL) : déclaration de résultat (IS ou IR selon option)
Ces déclarations déterminent les impôts dus pour l’année.
Déposer les comptes si tu es en société
Les sociétés (SASU, EURL, SARL, SAS…) doivent déposer leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal.
Cela concerne :
- le bilan
- le compte de résultat
- l’annexe (selon taille de l’entreprise)
Certaines petites structures peuvent demander une confidentialité des comptes, mais le dépôt reste obligatoire.
Archiver les documents
Tous tes documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans :
- factures
- relevés bancaires
- contrats
- justificatifs
- déclarations fiscales
- comptes annuels
Un archivage propre et structuré facilite :
- les contrôles
- la compréhension de ton activité
- la transmission à un expert-comptable comme Mandare
- la gestion future
Et pourquoi une bonne comptabilité protège ton activité
Une comptabilité bien tenue te protège aussi sur des aspects moins visibles mais essentiels. Elle permet par exemple de justifier tes prix, de suivre la rentabilité de chaque mission et d’identifier les périodes où ton activité fonctionne le mieux.
Une gestion claire t’aide également à anticiper les hausses de charges, préparer un changement de statut, sécuriser une demande de financement ou structurer ton développement.
C’est aussi un moyen d’instaurer une discipline durable et d’avoir une vision précise de la santé financière de ton activité.
Conclusion
Les obligations comptables peuvent sembler techniques, mais une fois organisées, elles deviennent un véritable outil de pilotage pour ton activité.
Que tu sois micro-entrepreneur, en EI ou dirigeant d’une société, l’important est de comprendre les règles essentielles et de maintenir un suivi régulier.
Si tu préfères déléguer tout ou partie de ta comptabilité, Mandare peut t’accompagner pour sécuriser ta gestion, automatiser tes obligations et éviter les erreurs qui coûtent cher.
Tu restes concentré sur ton activité, et ta comptabilité reste parfaitement tenue.
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