Qu'est-ce que le lettrage comptable ?
Le lettrage comptable consiste à rapprocher, dans un même compte de tiers, les écritures qui se compensent entre elles typiquement, une facture et son paiement. On attribue une même lettre (A, B, C…) aux lignes qui « vont ensemble », d'où le nom de lettrage.
L'objectif est simple : identifier les opérations soldées (facture émise + paiement reçu = match) et faire ressortir celles qui restent ouvertes, c'est-à-dire les créances clients non payées et les dettes fournisseurs non réglées.
C'est un outil de contrôle fondamental. Sans lettrage, votre grand livre accumule des centaines de lignes et il devient impossible de savoir rapidement qui vous doit de l'argent et depuis combien de temps.
Comment fonctionne le lettrage ?
Le principe
Prenons le compte 411 (Clients) dans votre grand livre. Chaque facture émise génère une ligne au débit (le client vous doit de l'argent). Chaque paiement reçu génère une ligne au crédit (le client a payé). Quand le montant du paiement correspond exactement au montant de la facture, on attribue la même lettre aux deux lignes : elles sont « lettrées ».
Exemple concret
Extrait du compte 411 – Client Dupont :
La facture 001 et son paiement portent la lettre AA : cette créance est soldée. Idem pour la facture 018 (lettre AB). En revanche, la facture 032 (1 800 €) n'est pas lettrée, c'est une créance ouverte, le client n'a pas encore payé.
En un coup d'œil, vous savez que le client Dupont vous doit 1 800 €.
Les types de lettrage
Lettrage simple (montant exact)
C'est le cas le plus courant : le paiement correspond exactement au montant de la facture. Une facture de 2 400 €, un virement de 2 400 € → lettrage immédiat.
Lettrage partiel
Le client paie une partie de la facture. Par exemple, sur une facture de 3 000 €, le client verse 2 000 €. On peut lettrer partiellement (certains logiciels le permettent) ou attendre le solde pour lettrer l'ensemble. La partie non lettrée reste visible comme créance ouverte.
Lettrage multiple
Un seul paiement couvre plusieurs factures. Le client règle 5 000 € pour solder trois factures de 1 500 €, 2 000 € et 1 500 €. Les quatre lignes (3 factures + 1 paiement) sont lettrées ensemble avec la même lettre.
Lettrage avec écart
Parfois, un léger écart existe entre la facture et le paiement : un escompte accordé, un arrondi de centimes, des frais bancaires déduits par le client. Si l'écart est mineur et justifié, on passe une écriture d'écart de lettrage pour solder la différence, puis on lettre l'ensemble.
Quels comptes lettrer ?
Le lettrage s'applique principalement aux comptes de tiers, ceux qui enregistrent des relations avec des personnes ou entreprises identifiées.
- Le compte 411 - Clients : c'est le lettrage le plus important pour un entrepreneur. Il permet de suivre précisément les créances ouvertes et d'identifier les retards de paiement. Combiné à la balance comptable âgée, c'est votre outil de relance numéro un.
- Le compte 401 – Fournisseurs : le lettrage fournisseurs vous permet de vérifier que chaque facture reçue a bien été payée, et d'identifier les factures en attente de règlement. C'est utile pour planifier vos décaissements et éviter les oublis.
- Le compte 421 – Personnel : il permet de rapprocher les écritures de paie avec les virements de salaires effectivement versés.
- Le compte 512 – Banque : le lettrage du compte banque est l'équivalent du rapprochement bancaire : il rapproche les écritures comptables avec les mouvements réels sur le relevé.
Lettrage manuel versus lettrage automatique
Le lettrage manuel
Vous identifiez vous-même les écritures qui se correspondent et leur attribuez la même lettre. C'est adapté aux petits volumes (quelques dizaines d'opérations par mois) mais vite chronophage quand l'activité grandit.
Le lettrage automatique
Les logiciels de comptabilité proposent des fonctions de lettrage automatique. Le logiciel rapproche les écritures selon des critères prédéfinis : même montant, même référence de facture, même tiers. Le taux de lettrage automatique varie selon la qualité de votre saisie : plus vos libellés sont propres et vos références de facture bien reportées, plus le lettrage automatique est efficace.
Les opérations non lettrées automatiquement nécessitent une intervention manuelle, ce sont souvent les paiements partiels, les règlements groupés ou les écarts à investiguer.
Pourquoi le lettrage est essentiel pour un entrepreneur ?
Suivre les impayés en temps réel : les écritures non lettrées du compte clients sont vos créances ouvertes. En les triant par ancienneté, vous obtenez une balance âgée qui vous dit exactement quoi relancer, à qui et pour quel montant.
Fiabiliser votre trésorerie : le lettrage vous permet de connaître précisément le montant des créances restant à encaisser et des dettes restant à décaisser. Ces données alimentent directement votre prévisionnel de trésorerie.
Préparer la clôture sereinement : un grand livre bien lettré en cours d'année simplifie considérablement la clôture comptable. Votre expert-comptable n'a plus qu'à traiter les quelques lignes non lettrées au lieu de reprendre des mois d'opérations non rapprochées.
Détecter les erreurs : une facture qui ne trouve pas son paiement peut signaler un impayé, mais aussi une erreur de saisie : mauvais montant, mauvais compte, écriture en double. Le lettrage les met en lumière.
Le rythme recommandé
Idéalement : en continu
Chaque paiement reçu ou émis est lettré avec la facture correspondante au moment de sa saisie. C'est la méthode la plus efficace et la moins chronophage.
Au minimum : chaque mois
Profitez du rapprochement bancaire mensuel pour lettrer dans la foulée les comptes clients et fournisseurs. Les deux opérations sont complémentaires et se font avec les mêmes documents sous les yeux.
En résumé : le lettrage comptable rapproche les factures et leurs paiements dans les comptes de tiers en leur attribuant une lettre commune. Les écritures non lettrées correspondent à vos créances et dettes ouvertes. C'est un outil de contrôle indispensable pour suivre les impayés, planifier vos décaissements et maintenir une comptabilité fiable. Fait régulièrement, il prend quelques minutes ; négligé, il se transforme en corvée en fin d'année.
