Pourquoi créer ce budget ?
Vous payez Notion, Slack, Adobe, un hébergement web, plusieurs outils d'IA… et vous n'êtes pas certain de combien cela représente par mois. Chaque abonnement pris isolément semble raisonnable. Mais le total monte sans bruit.
Le problème : les dépenses SaaS sont invisibles. Peu de factures triés, pas de livraison physique. Un prélèvement de 12 € par-ci, 49 € par-là. En fin d'année, le cumul peut dépasser plusieurs milliers d'euros sans que personne ne l'ait validé.
Sans suivi, vous payez des outils que plus personne n'utilise. Vous découvrez des doublons entre équipes. Vous ratez des hausses de tarifs passées au renouvellement automatique.
Avec un budget SaaS structuré, vous visualisez chaque abonnement actif. Vous identifiez les outils sous-utilisés. Vous arbitrez en connaissance de cause à chaque renouvellement.
Comment construire ce budget ?
Centralisez la gestion des abonnements
Utilisez une seule adresse email et une seule carte pour tous vos SaaS. La visibilité commence par la traçabilité.
Privilégiez les plans annuels
L'abonnement annuel coûte 15 à 30 % moins cher. Mais engagez-vous uniquement sur les outils validés depuis au moins 3 mois.
Supprimez les doublons
Deux outils de gestion de projet en parallèle ? Deux plateformes de visio pour les mêmes réunions ? Choisissez un outil par fonction. Votre équipe vous remerciera.
Négociez au renouvellement
Beaucoup d'éditeurs acceptent une réduction si vous demandez avant la date de renouvellement. Un simple email peut suffire.
Révisez les licences inutilisées
Un collaborateur parti il y a deux mois avait un compte Figma à 75 € à mois ? Vérifiez les accès actifs régulièrement.
Ce que contient ce budget
Outils de productivité et collaboration
Les logiciels que votre équipe utilise au quotidien pour travailler ensemble : suite bureautique, gestion de projet, communication interne.
Exemples :
- Notion (8–15 € par utilisateur par mois)
- Slack (7–12 € par utilisateur par mois)
- Google Workspace (6–18 € par utilisateur par mois)
- Asana, Monday, Linear, ClickUp, Wrike, Teams, Loom, Zoom, Dropbox, Airtable, Slite, Confluence, Calendly, Cal.com, etc.
Fréquence : mensuel ou annuel.
Outils métier et spécialisés
Les logiciels liés à votre cœur d'activité : design, développement, comptabilité, CRM.
Exemples :
- Figma (12 à 75 € par mois)
- Adobe Creative Cloud (60 à 85 € par mois)
- HubSpot (0 à 800 €par mois)
- Attio, Folk, Salesforce, Pipedrive, Canva, Miro, Spline, Github, Vercel, Brevo, Lemlist, Intercom, Zendesk, Crisp, Front, Yousign, etc.
Fréquence : mensuel ou annuel.
Intelligence artificielle et automatisation
Les abonnements IA et outils d'automatisation qui se multiplient rapidement.
Exemples :
- ChatGPT Plus (20 € par mois)
- Claude Pro (20 € par mois)
- Zapier (19 à 69 € par mois)
- Gemini, Make, Midjourney, n8n, Mistral, Perplexity, Jasper, Runway, ElevenLabs, Descript, Otter, Whisper, Cursor, Replit, Clay, etc.
Fréquence : mensuel.
Hébergement, domaines et infrastructure web
Tout ce qui fait tourner votre présence en ligne : serveurs, noms de domaine, CDN, stockage cloud.
Exemples :
- OVH (5 à 50 €/mois)
- Scaleway (à partir de 5 €par mois)
- Webflow (14 à 39 € par mois par site)
- AWS, Vercel, Netlify, Cloudflare, Gandi, Fastly, KeyCDN, Google Cloud, Amazon S3, Webflow, SendGrid, Datadog, Sentry, etc.
Fréquence : mensuel ou annuel.
Sécurité et conformité
Antivirus, gestionnaire de mots de passe, VPN, sauvegarde, outils RGPD.
Exemples :
- 1Password (4 à 8 € par utilisateur par mois)
- NordVPN Teams (7 € par utilisateur par mois)
- Dashlane, Vanta, LastPass, Proton, Tailscale, CrowdStrike, Veeam, CashPlan, Didomi, Axeptio, OneTrust, Drata, Okta, Auth0, etc.
Fréquence : mensuel ou annuel.
Comment le mettre en place dans Mandare ?
Créer le budget
Dans Mandare, créez un budget « Logiciels & outils SaaS ». Définissez un montant mensuel basé sur votre analyse.
Catégoriser automatiquement
Configurez une règle automatique avec le label « Licences logicielles ». Vous aurez aussi la possibilité de créer des sous-tags pour obtenir un niveau de précis en plus précis dans votre compte de résultat analytique. Tous les tags peuvent être ajoutés dans le budget associé pour grouper l'ensemble de ces dépenses.
Il est aussi possible de ne suivre que certains outils si vous le souhaitez. Vous pouvez ajouter un tag automatiquement dans la page d'un fournisseur, lui assigner un tag automatique, et assigner ce même tag dans le budget en question.
Configurez des règles de catégorisation par fournisseur : chaque prélèvement Notion, Slack, Adobe, OVH sera affecté automatiquement à ce budget.
Configurer les alertes
Activez une alerte à 80 % du budget. Vous serez prévenu avant d'atteindre le plafond : pas après.
Suivre chaque mois
Consultez l'écart budget vs réel dans votre tableau de bord. Repérez les nouveaux abonnements non prévus. Identifiez les lignes qui ont augmenté.
Faire un audit trimestriel
Tous les trois mois, passez en revue chaque abonnement actif. Posez-vous la question : cet outil est-il encore utilisé ? Peut-on passer à un plan inférieur ?
Toutes les bonnes pratiques
Centralisez la gestion des abonnements
Utilisez une seule adresse email et une seule carte pour tous vos SaaS. La visibilité commence par la traçabilité.
Privilégiez les plans annuels
L'abonnement annuel coûte 15 à 30 % moins cher. Mais engagez-vous uniquement sur les outils validés depuis au moins 3 mois.
Supprimez les doublons
Deux outils de gestion de projet en parallèle ? Deux plateformes de visio pour les mêmes réunions ? Choisissez un outil par fonction. Votre équipe vous remerciera.
Négociez au renouvellement
Beaucoup d'éditeurs acceptent une réduction si vous demandez avant la date de renouvellement. Un simple email peut suffire.
Révisez les licences inutilisées
Un collaborateur parti il y a deux mois avait un compte Figma à 75 € à mois ? Vérifiez les accès actifs régulièrement.
